社長秘書に向いている人に共通する10の特徴をまとめました。

1. 気が利く人

社長秘書というのは、相手が望むことを察知して動けるような人が向いています。

社長が何か口に出して言う前に、先回りして行動することは、秘書として大切なスキルの一つといえます。

ただ、社長によっては、秘書に対する要望は異なりますから、相手が求めることを正確に見極めることが大切です。

どんな場合でも、気を利かせた行動ができる人は、社長秘書の適性があるといえます。

2. 几帳面

日々社長のスケジュールを管理したり、秘密事項を取り扱うことのある秘書は、几帳面であることが求められます。

大雑把な性格の場合、機密事項の管理をきちんと取り扱うことが難しいため、秘書には向いていません。

また、社長秘書の業務は、人と会うことが多く、来客や関連会社、各界の要人など役員を介してたくさんの人との接点ができます。

最初は初対面から始まりますから、即座に名前や肩書き、役員との関係などプロフィールを覚えることが得意な人ではないと、社長秘書には向いていません。

物覚え良いと言うことは、社長秘書の日々の業務にも必要なスキルで、社長から聞かれたことを即座に応えられる記憶力は、社長秘書の適正の要です。

また、記憶力も社長秘書には必要で、大事なことの優先順位をつけて、瞬間的にインプットできる人は、社長秘書に向いているといえます。

当然メモはとりますが、メモが取れないといった状況もあります。

そういった状況でも対応できる記憶力が大切です。

3. 柔軟性がある

几帳面な人であっても、ある程度の柔軟性も必要です。

社長のスケジュールは急に重要な会議が入ることもあり、予定していたスケジュールが変更になることも少なくありません。

こういったイレギュラーな事態が発生することも多々ありますから、融通の利く、柔軟性を持っている人の方が、社長秘書には向いているといえます。

また、社長秘書というのは、人と人をつなぐ役目として、非常に重要な存在です。

それには、物事を間違いなく人に伝えることができる能力が必要となります。

社長の意向をほかの相手に伝えたり、逆に必要な情報を社長に伝える能力が必要ですし、表現力も必要となってきます。

4. サポート役に徹することができる

社長秘書というのは、あくまでも社長のサポートをする存在ですから、謙虚さを忘れないことが大切です。

社長の秘書になると、取引先からも丁寧な対応をされることがあるため、自分もえらくなったような気がしてしまいますが、あくまでも社長の仕事をサポートすることですから、自分を優先させるのではなく、社長が喜ぶことにやりがいを見いだせる人が、社長秘書に向いています。

5. 明るい

どんなに事務処理の能力が高く、語学力に優れていたとしても、暗い表情の秘書とは一緒に仕事をしたくないと思うはずです。

社長というのは、大きな責任を抱えていますから、疲労困憊をすることも多々あります。

そういった時に、いつも秘書が明るく笑顔でいれば、気分良く仕事に打ち込むことができます。

6. 健康

人のサポートをするためには、健康でなければ元気に働くことができません。

秘書の仕事は秘書にしかできないことが多いため、代わりの人はいませんから、自分の体調管理をきちんとできることが大切です。

7. ビジネスマナー

社長は、社会的に立場のある人ですから、そういった人のそばにいるためには、相対的に業務で対応する人たちも社会的な地位が高くなりますから、ビジネスマナーを知っておく必要があります。

8. したたかさ

社長秘書というのは、忙しく回転する頭の中とは別に、常に表面的には余裕のあるところを見せられることです。

常にぴりぴりした雰囲気で社長のそばで控えている秘書というのは、したたかではありません。

社長の秘書は、常に冷静になって物事に対応できるかどうかが重要なポイントとなります。

そのため、イレギュラーな事態が起こったときに、落ち着かない人というのは、社長秘書には不向きといえます。

9. 控えめ

社長秘書は役員の替わりに仕事をしているうちに、自分もえらくなったと勘違いする人がいますが、決して自分がえらくなった訳ではありませんから、勘違いをするのではなく、意見を求められることがあったとしても、常に控えめな気持ちをもっている必要があります。

10. 口が堅い

社長秘書の仕事は重要機密情報が多いため、口が堅いことが絶対条件となります。

資料が会議の話などから、無意識に入ってくるトップシークレット情報は、口が裂けても口外してはいけませんから、これを守れない人は、社長秘書には不向きです。

人間派秘密を持つと誰かに話したくなるという習性をもっていますが、ごく親しい身内であってもうっかり口にするのは厳禁です。

どれだけ社交性があって、気が利く人であっても、何でも平気でしゃべってしまう人は、その時点で失格です。

特に、社長秘書というのは、経営の深部に触れるケースが多いので、知ってしまったことは絶対に口外することはできません。